Подход компании «Энергия» к организации мероприятий на конкретном примере

Мы не только проводим, но и организовываем сложнейшие мероприятия с нуля. К нам обратились заказчики за созданием мероприятия медицинской тематики. И вот как мы справились с этой задачей.

1. Провели оценку потенциального количества участников, выступающих и спонсоров, чтобы сформировать бюджет и определить требования к площадке.
2. Начали разработку «упаковки» мероприятия, его брендбука. В рамках этой задачи были проработаны варианты логотипа и система его презентации на различных носителях.
3. Параллельно с этим начался поиск площадки. Нам нужно было помещение, в котором достаточно пространства для слушателей и выступающих, есть смежные помещения для презентации спонсоров и зоны отдыха, в которых можно организовать фуршет и кофе-брейк.
   Мы отказывались от вариантов, в которых не было хорошей системы вентиляции и кондиционирования, а также оборудования для проведения презентаций. Также мы оценивали месторасположение площадки: она должна была иметь удобные подъездные пути.
4. Совместно с учредителями мы проработали стоимость и состав пакетов участников различного уровня. Также была подготовлена эффективная презентация для их продажи. Сбор средств был максимально упрощëн для спонсоров и участников. Каждый желающий получил необходимые ему возможности для презентации и требуемую отчëтность.
5. Каждый слушатель и докладчик (их было порядка 200) был лично проинформирован и приглашëн на мероприятие. Это обеспечило высокую явку.

Для подготовки требовалась полиграфия. Наличие у нас опыта и оборудования для создания подобной продукции, сэкономило нам и учредителям мероприятия огромное количество времени и денег. Мы предложили гибкие ценовые условия и оперативные сроки подготовки:

• программы мероприятия;
• пригласительных для слушателей;
• информационных писем для спонсоров;
• буклета на 200 страниц со сборником презентаций;
• блокнотов;
• ручек;
• пакетов;
• сувенирной продукции;
• креативных подарков победителям конкурсов;
• именных бейджей для посетителей;
• презентационных материалов для спонсоров по их брендбукам.

Также был разработан и запущен сайт события neurofest.ru.

Несмотря на работу в условиях плавающего бюджета, проект удался. Мы провели это мероприятие уже 3 раза. Каждое из событий высоко оценивалось слушателями, докладчиками и спонсорами.